Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA

FUNDACIÓN IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE JESUCRISTO

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 del Sector Comercio, Industria y Comercio, la FUNDACIÓN IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE JESUCRISTO (en adelante, LA FUNDACIÓN) establece la presente política de tratamiento de datos personales. Esta política será comunicada a todos los titulares cuyos datos sean recolectados o que se obtengan en el futuro, en el marco de las actividades que LA FUNDACIÓN lleva a cabo como Entidad sin ánimo de lucro.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: LA FUNDACIÓN, entidad sin ánimo de lucro, está registrada bajo el número S0048602 desde el 9 de junio de 2015 en la Cámara de Comercio de Bogotá.

2. DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA FUNDACIÓN tiene su domicilio en Bogotá D.C., donde se ubica su sede en la dirección Carrera 7 bis Nº 123 – 94.

3. INFORMACIÓN DE CONTACTO: Correo electrónico: presidenciaidmj@gmail.com, teléfono: 601 6126284.

4. DEFINICIONES: Con el fin de aclarar los conceptos que reiteradamente se usarán a lo largo de esta política, se presentan las definiciones contempladas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

  1. Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se realice el Tratamiento de sus datos personales.

  2. Aviso de privacidad: Comunicación, ya sea verbal o escrita, generada por el Responsable y dirigida al Titular, en la que se le informa sobre las políticas de Tratamiento de la información aplicables, la forma de acceder a ellas y los fines del Tratamiento de los datos personales.

  3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

  4. Dato personal: Información que puede vincularse o asociarse con una persona natural identificada o identificable.

  5. Dato público: Información que no es privada, semiprivada o sensible. Incluye datos como el estado civil, la profesión, la calidad de comerciante o servidor público, y aquellos que por su naturaleza se encuentran en registros públicos, documentos oficiales, gacetas o sentencias judiciales ejecutoriadas sin reserva.

  6. Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como la relacionada con origen racial, orientación política, creencias religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual o datos biométricos.

  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

  8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el manejo de la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  9. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

  10. Transferencia: Proceso en el cual el Responsable o Encargado del Tratamiento, con sede en Colombia, envía información o datos personales a un tercero responsable del tratamiento, tanto dentro como fuera del país.

  11. Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado para que este realice el Tratamiento de los mismos por cuenta del Responsable, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano.

  12. Tratamiento: Toda operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.

5. PRINCIPIOS: En el tratamiento de datos personales previsto en esta política, LA FUNDACIÓN aplicará los siguientes principios rectores, con base en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

  1. Principio de legalidad en el tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales mencionado en esta política debe cumplir con las normativas establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y otras disposiciones aplicables.

  2. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos debe realizarse con un propósito legítimo, conforme a la Constitución y la Ley, y dicho propósito debe ser comunicado al Titular de los datos.

  3. Principio de libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo es posible con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se podrán obtener o divulgar datos sin autorización, salvo que exista un mandato legal o judicial que exima del consentimiento.

  4. Principio de veracidad o calidad: La información tratada debe ser precisa, completa, actualizada, verificable y clara. No está permitido el Tratamiento de datos incorrectos, fragmentados o que puedan inducir a error.

  5. Principio de transparencia: El Tratamiento debe garantizar al Titular el derecho de acceder a la información relacionada con sus datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, a través del Responsable o Encargado del Tratamiento.

  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales está limitado por su naturaleza y las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. Sólo podrán tratar los datos las personas autorizadas por el Titular o aquellas designadas por la Ley 1581 de 2012. A excepción de la información pública, los datos no podrán ser difundidos en internet u otros medios masivos, salvo que se garantice un acceso controlado y restringido a los titulares o terceros autorizados según lo establecido en la ley.

  7. Principio de seguridad: La información tratada por el Responsable o Encargado debe contar con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para protegerla de posibles adulteraciones, pérdidas, accesos no autorizados o fraudes.

  8. Principio de confidencialidad: Toda persona involucrada en el Tratamiento de datos personales que no sean de carácter público debe mantener la confidencialidad de dicha información, incluso después de haber finalizado su relación con las actividades de Tratamiento. La divulgación de datos personales sólo será permitida en el marco de lo autorizado por la Ley 1581 de 2012 y bajo los términos establecidos en la misma.

6. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: De acuerdo con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares, establecidos en la Ley 1581 de 2012, pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

  1. El Titular: Debe acreditar su identidad de manera adecuada mediante los medios que el Responsable del Tratamiento disponga.

  2. Sus causahabientes: Deberán demostrar su calidad de tales para ejercer los derechos en nombre del Titular.

  3. El representante y/o apoderado del Titular: Previa acreditación legal de la representación o apoderamiento.

  4. Por estipulación a favor de otro o para otro: En los casos donde aplique esta figura.

En cuanto a los derechos de los menores de edad, estos serán ejercidos por las personas que legalmente tengan la facultad de representarlos.

7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DE LOS MISMOS: Todo tratamiento, entendido como el conjunto de operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, que LA FUNDACIÓN da a datos personales, tiene la finalidad general el desarrollo de actividades, programas y proyectos que promuevan la convivencia, los valores y derechos fundamentales, el desarrollo social y la paz.

La finalidad general del tratamiento responde, de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior, a los propósitos de LA FUNDACIÓN, fijados estatutariamente, y a las demás disposiciones que la rigen para contribuir al desarrollo del objeto social.

8. INSTRUMENTOS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS: Para cada tipo de tratamiento y finalidad, LA FUNDACIÓN podrá desarrollar formatos o herramientas de recolección, ya sean manuales o digitales, a los cuales se les aplicará esta Política de Tratamiento de Datos.

9. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES DE CUYO TRATAMIENTO ES RESPONSABLE LA FUNDACIÓN: El titular de los datos personales de cuyo tratamiento es responsable LA FUNDACIÓN, tiene los siguientes derechos:

  1. Autorizar a LA FUNDACIÓN para el Tratamiento de sus datos personales.

  2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante LA FUNDACIÓN, particularmente a través del encargado designado para la protección de datos. Este derecho puede ejercerse frente a datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FUNDACIÓN, salvo en los casos en los que no se requiera dicha autorización según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

  4. Ser informado por LA FUNDACIÓN, previa solicitud escrita, acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales.

  5. Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  6. Ejercer los demás derechos previstos en la legislación sobre protección de datos personales.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Salvo las excepciones contempladas en la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior.

Este consentimiento se considerará válido cuando exista una autorización escrita u oral, o cuando el Titular realice actos inequívocos que permitan concluir razonablemente que ha otorgado dicha autorización.

11. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, LA FUNDACIÓN no requerirá autorización del Titular en los siguientes casos: información solicitada por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; situaciones de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En cualquier caso, LA FUNDACIÓN se compromete a cumplir con todas las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, incluso respecto a los datos mencionados anteriormente.

12. DATOS SENSIBLES: En virtud de la facultad otorgada en el literal c) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA FUNDACIÓN, como Entidad Sin Ànimo de Lucro, llevará a cabo el Tratamiento de los datos sensibles que se generen en el contexto del desarrollo de actividades en el marco de su objeto social, ya sea de forma permanente o eventual.

Asimismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, LA FUNDACIÓN informará al Titular que, al tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

13. DEBERES DE LA FUNDACIÓN COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS: Sin perjuicio de otras disposiciones legales, LA FUNDACIÓN, como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que incluyen:

  1. Garantizar en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data del Titular.

  2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular, en las condiciones que establece la Ley 1581 de 2012.

  3. Informar al Titular de manera clara sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización proporcionada.

  4. Mantener la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Si hay un Encargado del Tratamiento, asegurar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.

  6. Actualizar la información y comunicar al Encargado del Tratamiento, de forma oportuna, cualquier novedad respecto a los datos previamente proporcionados, además de adoptar las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

  7. Rectificar la información incorrecta y notificar al Encargado del Tratamiento, si corresponde, suministrando únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado según la Ley 1581 de 2012.

  8. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto continuo por las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  9. Tramitar las consultas y reclamos planteados conforme a lo señalado por la ley.

  10. Implementar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento adecuado de la ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.

  11. Notificar al Encargado del Tratamiento cuando alguna información esté en disputa por parte del Titular, después de presentar la reclamación y mientras se encuentre en trámite.

  12. Informar al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.

  13. Reportar a la autoridad de protección de datos cualquier violación a los códigos de seguridad y riesgos en la gestión de la información de los Titulares.

  14. Cumplir con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS ÁREA PERSONALES: LA FUNDACIÓN podrá llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, ya sea de manera directa o a través de terceros. En función de la modalidad adoptada, garantizará o exigirá el cumplimiento de las obligaciones establecidas para los Encargados del Tratamiento, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y las normativas relacionadas y complementarias.

Al momento de emitir esta actualización de la política, LA FUNDACIÓN actúa tanto como responsable como encargada del Tratamiento de datos personales.

15. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: LA FUNDACIÓN, en cumplimiento de la normativa legal, ha designado un área encargada de la Protección de Datos Personales. Los Titulares pueden dirigir sus consultas o reclamos a esta área mediante los siguientes canales autorizados:

Correo electrónico: presidenciaidmj@gmail.com

Apartado aéreo: Carrera 7 Bis Nº 123 – 94 de la ciudad de Bogotá D.C.

16. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: Todos los Titulares de Datos Personales de los cuales LA FUNDACIÓN es responsable podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como revocar la autorización previamente otorgada, siguiendo los procedimientos a continuación:

Procedimiento para conocer y solicitar prueba de la autorización otorgada: La solicitud debe ser presentada por el Titular ante el Área de Protección de Datos de LA FUNDACIÓN a través de los canales de contacto mencionados. En la solicitud, se debe incluir al menos el nombre completo del Titular, su número de identificación y una dirección física o electrónica donde se le dará respuesta.

Una vez recibida la solicitud, se enviará una copia de la autorización dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción. Si no es posible atender la solicitud en ese plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, la cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales.

Procedimiento para actualizar información: El Titular que desee actualizar la información proporcionada a LA FUNDACIÓN o al Encargado del Tratamiento podrá enviar los datos actualizados a través del correo electrónico del área responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Procedimiento para rectificar o suprimir información o revocar la autorización: Si el Titular desea rectificar, suprimir o revocar su autorización para el Tratamiento de Datos Personales, deberá presentar una solicitud que incluya:

  1. La identificación del Titular.

  2. Una descripción de los hechos que motivan la solicitud.

  3. La dirección de contacto.

  4. Los documentos que desee adjuntar.

Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no se presenta la información solicitada, se considerará que el Titular ha desistido de su solicitud.

LA FUNDACIÓN tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles para atender la solicitud, contado a partir del día siguiente a su recepción. Si no se puede atender dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al término inicial.

17. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD: Para cumplir con el principio de seguridad establecido en la normativa vigente, LA FUNDACIÓN implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros, previniendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

18. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS: LA FUNDACIÓN se reserva el derecho, en los casos previstos por la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, de clasificar y mantener determinada información en sus bases o bancos de datos como confidencial, de acuerdo con las normativas vigentes y sus disposiciones internas.

19. AVISO DE PRIVACIDAD: Si LA FUNDACIÓN no puede proporcionar al Titular de los datos personales la presente Política, se le notificará a través de un aviso de privacidad, indicando la existencia de la política y cómo puede consultarla.

20. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES: Los datos personales de los Titulares se mantendrán registrados en las bases de datos de LA FUNDACIÓN por un período de hasta diez (10) años, el cual se prorrogará automática e indefinidamente por períodos iguales o sucesivos, a menos que el Titular exprese su oposición por escrito, en conformidad con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Los datos personales podrán ser conservados por períodos mayores debido a requerimientos legales, como los relacionados con la gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros.

Asimismo, los datos personales podrán ser conservados por un período menor si se ha cumplido la finalidad del tratamiento.

21. VIGENCIA: La presente Política actualizada de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 10 de abril de 2024.

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